ما هو مفهوم السكرتارية، تعتبر السكرتارية من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، وتعرف على انها مجموعة الأعمال التي تسعى لتقديم المساعدة الإدارية داخل المنظمة، وتقليل الأعباء المتراكمة المتعلقة بالوظائف الروتينية، ويهتم الافراد داخل مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، والتي تخص كل منصب، وبالتالي سوف نقدم لكم اليوم في هذا المقال مفهوم السكرتارية من خلال الأسطر التالية.
مفهوم وظيفة السكرتارية
السكرتاريا هي إحدى الوظائف التي تعمل على مساعدة جميع الإدارات والمديرين، من خلال تزويدهم بالمعلومات حول جميع المجالات سواء كانت فنية أو مكتبية لأداء جميع المهام، وذلك أيضًا لأداء جميع الأعمال الروتينية لتقليل الأعباء على المديرين ويعرف السكرتير أو السكرتير بأنه الشخص المسؤول عن مساعدة مديره في جميع الأمور مما يساعده على أداء مهامه بكل سهولة ويسر.
أهمية وظيفة السكرتارية
أدى ظهور التقنيات الحديثة، وخاصة الكمبيوتر، إلى تطوير قطاع أعمال السكرتارية، مما ساهم في زيادة أهميته كأحد المفاهيم الإدارية المهمة التي تعتمد على ما يلي:
- تقليل مستوى الضغط الذي يواجهه رؤساء الأقسام والمديرون في العمل نتيجة تعاون السكرتارية معهم في العمل.
- القيام بجميع الأعمال بأفضل طريقة كالتحضير للاجتماعات والمناقشات وغيرها.
- معالجة جميع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
- حماية وسائل الاتصال بين المديرين والبيئة الخارجية.
- تحقق من صحة المستندات قبل الموافقة عليها رسميًا.
خصائص وظيفة السكرتارية
هناك عدد من الخصائص التي تميز الأمانة وهي:
- الصدق هو أحد أهم خصائص السكرتارية.
- حسن السلوك واللباقة في التعامل.
- ذكاء وذكاء سريع في العمل.
- القدرة على التعبير عن موضوع المناقشة بشكل صحيح ولغة مناسبة.
- تحلى بالصبر واعمل تحت الضغط.
- تنسيق جميع المهام اليومية.
- التميز في القدرة على العمل فور بدء العمل والنشاط الرسمي.
تقسيم أنواع السكرتارية
هناك ثلاثة أنواع من السكرتارية ويمكن تقسيمهم على النحو التالي:
أولا: الأمانة الخاصة
السكرتير الخاص: يتميز بالكفاءة والإخلاص في عمله ، ويتمتع بمواصفات معينة ويتمتع بثقة مديره ، ويمكن إيجاز مهامه بما يلي:
- يحدد المواعيد ويستقبل الزوار وفقًا لجدول زمني محدد.
- يجيب على المكالمات الهاتفية ويسهل مكالمات مديره مع الآخرين.
- تنظيم وقت المدير سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
- ترتيب المستندات لمكتب المدير حتى يتمكن من الرجوع إليها بسهولة.
- كتابة المدير.
- مساعدة المدير في عقد وإدارة الاجتماعات.
- إعداد التقارير الخاصة التي يطلبها المدير.
ثانياً: السكرتارية المتخصصة
السكرتير المتخصص: الشخص الذي يعمل في مجال متخصص كالمجال الصحفي أو القانوني. يمكن تلخيص أهم شيء يقوم به على النحو التالي:
- يدرس الموضوعات التي يعرضها عليه المخرج في سياق تخصصه ، ثم يقدم تقريراً فنياً موجزاً عن الدراسة.
- مرافقة المدير في الاجتماعات الفنية المتعلقة بتخصصه.
- يتابع مستجدات البحوث والتقارير العلمية المتعلقة بمجال تخصصه حتى يرفعها إلى مديره.
- مسك وحفظ المستندات المتعلقة بمجال تخصصه لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة إليها.
ثالثا: الامانة العامة
يمكن تلخيص مهام هذا النوع من السكرتارية على النحو التالي:
- متابعة ومعالجة البريد الوارد والصادر.
- متابعة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
- التحضير للاجتماعات والندوات.
- توفير المستلزمات المكتبية.
- قم بعمل تأمين على بعض الكتب والصحف والمجلات التي يستخدمها الزوار أثناء الانتظار.
ومن خلال سردنا الى مفهوم السكرتاريا وانواعها واهميتها فنلاحظ انها وظيفة حساسة وهي بمثابة حمل امانة سر كل منصف ووظيفة عليا في التركيبة الادارية لاي منظومة لذا وجودها في كل منظومة امر بديهي ولا بد منه.