مهام المساعد الاداري في الدليل الاجرائي

مهام المساعد الاداري في الدليل الاجرائي، هناك عدد من المهام التي يجب أن يؤديها المساعد الإداري وفق الدليل الإجرائي، والمسئول المباشر عن المساعد الإداري هو وكيل المدرسة للشؤون التربوية، ووكيل المدرسة لشؤون المدرسة، والهدف العام من الإدارة، وظيفة المساعد هي تقديم الخدمات الإدارية التي تساعد في تنفيذ العملية التعليمية التربوية في المدارس، وتقديم يد العون لمنسوبيها.

واجبات ومسؤوليات المساعد الإداري

1- يتلقى المساعد الإداري ويحفظ المواد والكتب المدرسية وغيرها في الأماكن المناسبة بالمدرسة.

2- يقوم المساعد الإداري بإدارة وتنظيم أعمال المستودعات في المدرسة.

3- يقوم المساعد الإداري بتسجيل الحضانة وتسليمها لجميع منسوبي المدرسة ، ويستلمها في نهاية اليوم الدراسي.

4- ينظم المساعد الإداري ملفات الموظفين بالمدرسة ويضع المستجدات فيها محدثة.

5- يشارك المساعد الإداري في أخذ الغياب والحضور وتأخر الطلاب عن المدرسة.

6- يساعد المساعد الإداري وكلاء المدرسة في الإشراف على الطلاب في الطابور الصباحي بين الفصول وأثناء العطلة المدرسية.

7- يقوم المساعد الإداري بإبلاغ أولياء الأمور إذا تأخر الطالب أو تغيب عن المدرسة بأي من الوسائل المتاحة له.

8- يقوم المساعد الإداري باستلام وإعداد ملفات الطلاب الجدد وكذلك ملفات الطلاب المحولين من وإلى المدرسة وإنهاء كافة الإجراءات المتعلقة بهم.

9- ينظم المساعد الإداري ملفات الطلاب ويكمل جميع المستندات المطلوبة.

10- يقوم المساعد الإداري بتزويد وكيل الوزارة لشؤون الطلاب بنماذج الإحالة الطبية وشهادات التعريف للطلاب لتقديمها إلى السلطة المختصة.

11- المساعد الإداري يمسك السجلات والملفات وينظم الأرشفة.

12- يقوم المساعد الإداري بأية مهمة يكلفه بها المسؤول المباشر في مجال اختصاصه.

معلومات عن وظيفة المساعد الإداري

1- للمساعد الإداري علاقة مع جميع العاملين في المدرسة وليس له علاقة بأي مؤسسات خارجية.

2- يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية جيدة بالتعليمات المتعلقة بطبيعة عمله.

3- أن يكون المساعد الإداري على دراية بالعمل الكتابي وكيف يمكن مزاولته.

3- أن يكون المساعد الإداري على دراية بأدوات ونماذج طبيعة عمله.

4- أن يكون المساعد الإداري على دراية بفهرسة الوثائق وتنظيمها وطريقة تصنيفها.

5- يجب أن يمتلك المساعد الإداري بعض المهارات والقدرات ، مثل: ترتيب الملفات وحفظها وفهرستها ، والقدرة على المتابعة والتنسيق والتواصل مع الآخرين وإتقان التعامل معهم ، واستخدام الكمبيوتر وتطبيقاته في العمل. .

6- يجب أن يتمتع المساعد الإداري ببعض الخصائص الشخصية مثل: امتلاك أخلاقيات العمل ، والقدرة على التكيف مع متطلبات وضغوط العمل ، والعمل بروح الفريق ، والقدرة على المبادرة ، والتمتع بالاحترام والتقدير ، والثقة بالنفس ، والموضوعية. والتواضع.

أنواع المساعد الإداري

يمكن أن يكون لقب مساعد إداري مسمى رسمي أو وصف عام لوظيفة الموظف في المكاتب ، وهناك اختلافات كثيرة في الوصف الوظيفي لوظيفة المساعد الإداري حسب نوع العمل الذي يقوم به:

1- يقدم المساعد الإداري الدعم في الأقسام التالية في الشركات: الموارد البشرية ، والمحاسبة ، والتطوير ، والمبيعات ، والتسويق ، وتكنولوجيا المعلومات.

2- السكرتير التنفيذي أو المساعد هو الذي يقدم الدعم للأعضاء التنفيذيين في الشركة ، ويتعامل هذا الموظف مع بيانات الشركة والبيانات الشخصية الحساسة.

3 – موظف الاستقبال الذي تتمثل مهمته في الرد على الهاتف واستقبال الزوار ونحو ذلك.

4- مساعد المشاريع الذي يقدم الدعم للمشاريع في الشركة.

5- المساعد الشخصي هو الشخص الذي يقدم المساعدة الشخصية ، حيث تتمثل مسؤوليته في الاهتمام بمختلف المهام التي لا تتعلق بالعمل.

موظف المكتب الذي يقوم بمهام مثل حفظ الملفات أو إدخال البيانات، مساعد حسابات والذي يقدم الدعم لأقسام الشركة في مجال الموارد المالية ومدفوعات الحسابات والذمم المدينة، مساعد إنتاج يقدم الدعم في مجال الإنتاج السينمائي والتلفزيوني، إلى هنا اعزائي نختم وإياكم مقالنا اليوم.