معلومات عن السكرتارية، السكرتارية هي جزء لا يتجزأ من سير العمل لجميع المصالح والشركات ولا يمكن الاستغناء عنها بأي شكل من الأشكال، والعمل في السكرتاري ليس مهنة حديثة، فهو موجود منذ بداية العمل الإداري ولا غنى عنه في أي مؤسسة أعمال حكومية أو خاصة، والسكرتارية هي حلقة الوصل بين جميع إدارات الشركة وهي مسؤولة بشكل أساسي عن تنظيم الأعمال على المدى القريب.
ما هو المقصود بوظيفة السكرتارية
تعتمد مهنة السكرتارية على تحقيق التواصل الفعال بين جميع عناصر الإدارة، وتوفير المعلومات المطلوبة لتحقيق سير العمل الصحيح سواء أكان معلومات إدارية أو فنية أو هندسية. على أكمل وجه، أصبح الاعتماد على السكرتارية في الأعمال أمراً لا غنى عنه بسبب المهام والمسؤوليات العديدة التي تقع على عاتق المديرين والمسؤولين، لذلك فإن وجود سكرتارية مؤهلة لم يعد مجرد جانب اجتماعي أو رفاهية، بل أصبح ضرورة أساسية لحسن سير العمل.
أنواع وظيفة السكرتارية
هناك أنواع عديدة من السكرتارية، منها ما يندرج حسب نوع العمل، مثل سكرتارية متخصصة في الأمور الإدارية، أو سكرتارية متخصصة في الأمور الفنية، لكننا اليوم سنتعرف على أنواع السكرتارية من حيث كونها سكرتارية تقليدية أو سكرتارية افتراضية
أولا: سكرتارية تقليدية
هي الأمانة التي اعتدنا عليها وهي تقوم على وجود شخص “سكرتير” في المكتب طوال ساعات العمل ، وهذا الشخص على اتصال مباشر مع المدير ، ويقوم بجميع مهام ومواصفات وظيفته.
خصائص السكرتارية التقليدية:
- إقامة علاقات مباشرة مع الموظفين.
- سهولة التواصل بين المدير والسكرتير في العمل.
- سهولة معرفة المشكلة وحلها بسهولة من خلال التواجد الفعلي في الشركة.
- تحديد نقاط الضعف في سير العمل ومواجهتها.
- الحفاظ على الاتصال مع أعضاء الفريق ومراقبة عملهم مباشرة.
- إرسال تقرير إلى صاحب العمل مباشرة في حالة وجود أي أخطاء ملحوظة.
- إمكانية الترقية إذا أتيحت الفرصة.
عيوب السكرتارية التقليدية:
- تتطلب أعمال السكرتارية التقليدية ، مثلها مثل الأعمال التقليدية الأخرى ، مزيدًا من الجهد والوقت للقيام به.
- صعوبة التنقل بشكل يومي خاصة إذا كان محل الإقامة بعيدًا عن مكان العمل اليومي.
- صعوبة انجاز أو إنجاز أي عمل آخر حيث أن ساعات عمل السكرتارية ثماني ساعات في اليوم.
- قد تكون السكرتارية التقليدية عبئًا على صاحب العمل لأنها تتطلب دفع المزيد من المال مقارنةً بالسكرتارية الافتراضية.
ثانياً: السكرتارية الافتراضية
يعتبر هذا النوع من السكرتارية نتاج العصر الحديث والتقدم التكنولوجي الذي سيطر على حياتنا كلها دون استثناء. في هذا النوع من السكرتارية ، يتم تعيين الشخص من قبل المدير أو المسؤول الذي يرغب في أن يكون لديه سكرتير أو سكرتير ، بحيث لا يكون الشخص المعين موجودًا فعليًا في مكان العمل ولكنه يؤدي جميع المهام المطلوبة عبر الإنترنت، لا يشترط أن يكون السكرتير من نفس المكان أو حتى من نفس الدولة طالما أنه قادر على أداء مهام عمله بشكل جيد ، ويستخدم أصحاب الأعمال بعض المواقع لاختيار السكرتير المناسب بمواصفات متوافقة مع مهام العمل.
ميزات السكرتارية الافتراضية:
الأمانة الافتراضية رغم حداثتها لها مزايا عديدة تجعل الكثير من أصحاب الأعمال يلجأون إليها:
- وفر المال ، حيث يتقاضى السكرتير الافتراضي رسومًا أقل بكثير من السكرتير الفعلي ، لأن العديد من أولئك الذين يقومون بهذا العمل يقيمون في بلدان يكون فيها سعر الدولار مرتفعًا نسبيًا ، مما يجعل الأمور متساوية في النهاية.
- اختيار الشخص المناسب للقيام بالعمل من أي مكان في العالم طالما أنه يجيد اللغة بشكل صحيح.
- من الممكن تكليف أشخاص مؤقتًا بتنفيذ مهام معينة ثم إنهاء العقد دون حرج أو مشكلة ، حيث يمكن أن يتم العمل في مثل هذه المنصات لفترات قصيرة أو يكون عملًا دائمًا.
- تعيين أكثر من سكرتير للقيام بالأعمال المطلوبة بشرط أن يقوم كل منهم بعمله على الوجه الصحيح.
- عدم الاضطرار إلى توفير مكان أو مكتب مادي للسكرتير للقيام بعمله ، حيث يعمل من مكان مختلف تمامًا.
- لا داعي للقلق بشأن مواعيد دفع الراتب ، حيث أن المنصة أو الموقع الذي يتم العمل عليه يسلم الأموال تلقائيًا في نهاية فترة العمل أو المشروع إلى الشخص المطلوب.
عيوب السكرتارية الافتراضية:
أدى الانتشار الأخير للأمانة الافتراضية إلى تعرضها للعديد من الانتقادات سواء من أصحاب الأعمال أو الموظفين:
- يعتبر الافتقار إلى عنصر من عناصر الاتصال البشري من أهم الانتقادات الموجهة لهذه المهنة.
- في كثير من الأحيان ، يتعرض الأشخاص في المهنة للاحتيال على أموالهم من قبل بعض أصحاب الأعمال المخادعين.
- صعوبة الحصول على ترقية في هذه الوظيفة أو الحصول على منصب أفضل لأن عملك يقتصر فقط على أداء المهام عن بُعد دون اتصال مباشر بالعمل.
- صعوبة تقييم أداء الآخرين بسبب عدم التواجد الفعلي في الشركة.
مهام وظيفة السكرتارية
تختلف مهام السكرتارية حسب نوع العمل أو الوظيفة التي عمل بها. تحتوي كل وظيفة على مواصفات محددة تعبر عن المهام التي يجب أن يقوم بها الشخص المسؤول عنها.
لكن هناك بعض المهام الشائعة التي ستجدها بين جميع السكرتيرات:
- تنظيم ساعات العمل والتأكد من التزام جميع الموظفين بها.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الهاتفية الخاصة بصاحب العمل وتنظيمها استجابة لتعيينات المدير أو المسؤول.
- تنظيم سير العمل والتأكد من عدم تداخل المواعيد معًا.
- العمل كحلقة وصل بين جميع القائمين على العمل سواء من أقسام مختلفة أو من نفس الفريق.
- العمل على تنظيم المهام الإدارية للشركة.
- توفير بيانات كاملة عن أي مشاريع قائمة أو مستقبلية في الشركة
هذا وتتفرع أيضًا بعض مهام السكرتارية الخاصة لتشمل مهام تنظيم الأمور والمواعيد الشخصية لصاحب العمل، ويمكن تقسيم السكرتارية تقسيم اخر خلف التقسيم المذكور حيث انه يوجد سكرتارية عامة وسكرتارية خاصة وسكرتاريا متخصصة، حيث هذا التقسيم تم بناءا على عمومية وخصوصية الاعمال.