ماهي الدورة المستندية، الدورة المستندية هي إحدى هذه الدورات المحاسبية من الألف إلى الياء، حيث أن الدورة المستندية هي تلك المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية، والتي يرتبط بها المستند المحاسبي في جميع خطوات إعداده من قبل المحاسب، والدورة المستندية يُعرّف أيضًا بأنه مجموعة الإجراءات التي تساهم بشكل أساسي في إعطاء المستند المحاسبي وضعه القانوني، بالإضافة إلى مساهمته الكبيرة في التحقق من مصداقيته، بحيث يتم عمل هذه القيود المحاسبية لكل مستند ، بطريقة دقيقة، من أجل يتم ترحيلها إلى دفاتر المحاسبة والقوائم.
ماهي الدورة المستندية
لذلك يجب على المحاسب أن يتأكد من الدقة العالية والدقيقة لعمله ، وذلك لتجنب أي أخطاء قد تظهر أثناء تنفيذ باقي الخطوات المحاسبية ، حيث أن مهنة المحاسبة على وجه الخصوص هي مهنة تتطلب درجة عالية من الدقة من جانب الشخص المسؤول عنها.
أهداف الدورة الوثائقية
هناك عدد من الأهداف التي تعمل الدورة الوثائقية على تحقيقها وهي:
أولاً: تحديد الوظيفة أو النشاط المطلوب على الإدارة تنفيذه.
ثانياً: جمع البيانات أو هذه التقارير التي يجب إبلاغها للإدارة لاتخاذ القرار الصحيح.
ثالثا: مساعدة الادارة على اتخاذ القرارات المناسبة بناء على معلومات دقيقة.
رابعًا: القيام بعملية الربط بين الإدارات التي تقوم بوظائف مشتركة أو تعمل معًا بشكل دقيق ومنظم.
خامساً: المعرفة السليمة والدقيقة بقيم هذه الأصول أو الخصوم التي تستخدم في تنفيذ العمل أو المهام.
سادساً: توفير متابعة جيدة ودقيقة لحركة المستندات المحاسبية هذه بين كافة إدارات المؤسسة.
سابعاً: سهولة الوصول إلى هذه الوثائق التي تستخدم عادة في تنفيذ الوظائف الإدارية.
أنواع الدورات الوثائقية: هناك ثلاثة أنواع أساسية من الدورات الوثائقية وهي:
الدورة المستندية للمخازن
وهي تدور حول تلك الدورة المستندية التي ينصب اهتمامها على متابعة وتوثيق هذه المعلومات عن جميع السلع أو المهام الموجودة في المخازن ، وهذه العمليات المستندية التي تتم عليها سواء من عمليات الشراء أو البيع أو ما يتعلق باستخدامه من قبل موظفي المؤسسة ، حيث أن هذا النوع من الدورة المستندية للمخازن هو ذلك القسم الذي يهتم بالدرجة الأولى بتحقيق عنصر الرقابة على المخازن ومحتوياتها ، وضمان أن تلك الأصول الفعلية بداخلها تتطابق مع تلك المسجلة على الأوراق. بالإضافة إلى التحقق من هذه المستندات المتعلقة باستيراد وتصدير المواد التي تتم خلال الفترة المحاسبية ، وتسجيلها بشكل يومي ، بناءً على هذه الإجراءات للمؤسسة أو الشركة.
الدورة المستندية للمشتريات
وهي الدورة المستندية لعمليات الشراء التي تقوم بها المؤسسة أو الشركة خلال السنة المالية ، وتنقسم المشتريات إلى نوعين رئيسيين هما:
مشتريات غير نمطية: هو ذلك النوع من الشراء ، الذي لم يتم التخطيط له أصلاً للشراء مقدمًا ، أي يتم إعداد مستنداته فورًا عند الطلب ، في أي وقت الحاجة الفعلية لشرائه ، حيث يتم عادةً إضافة تكلفة المواد الخاصة به إلى عملية الشراء. قيمة المصاريف الأخرى.
عمليات الشراء النموذجية
هي تلك النوعية من المشتريات التي اعتادت المؤسسة أو الشركة على شرائها ، وعادة ما تكون دورية أو شبه دائمة ، حيث توجد قائمة بهذه المشتريات عادة مع صاحب المتجر أو كما يطلق عليه أحيانًا أمين الحفظ. يحرص المستودعات على إعداد تقرير بهذه الكميات التي ينقصها ، وإبلاغ المحاسب بها ، ليقوم بعملية شرائها فيما بعد بتوريدها إلى مخازن أو مستودعات الشركة أو المؤسسة.
الدورة المستندية للمبيعات
وهي الدورة التي تتناول عمليات البيع التي تتم في الشركة أو المؤسسة خلال السنة المالية ، حيث تعتمد الدورة المستندية للمبيعات على دراسة آراء العملاء أو هذه الطلبات المقدمة. للمؤسسة أو الشركة من أجل الحصول على سلع معينة ، ويقوم المحاسب المسؤول عنها بإعداد الدورة المستندية للمبيعات من خلال اعتماد مستنداتها الرسمية ، والتي تشمل عادة الفواتير بالإضافة إلى بطاقات فئة المواد ، والمستندات المتعلقة بالمبيعات عادة ما تحتوي العملية على المكونات التالية: (الكمية المباعة تضاف إلى سعر الوحدة الواحدة.
ختاما هذا السعر الإجمالي بالإضافة إلى طريقة الدفع أو السداد، وكل ما يتعلق بتفاصيل المبيع، مثل مستندات البيع هذه تتكون عادة من نسختين، النسخة الأولى للشركة، والثانية للعملاء.