طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير، يعد أحد النماذج والصيغ التي يتم اللجوء إليها عند الحاجة إلى مُراسلة الشركات من أجل تقديم طلب أو شكوى أو عقد صفقات أو غيرها، وقد يكون كان هذا الخطاب إلكتروني أو ورقي، وينبغي الالتزام بأهم عناصر الخطاب الرسمي عند مراسلة الشركات سواء التابعة إلى القطاع العام أو الخاص فما هي طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير.
كيف أكتب خطاب
إنّ الخطابات الرسمية لها العديد من الصيغ التي تختلف تبعًا لاختلاف المناسبة أو السبب من ورائه، ولكن لابدّ من مراعاة بعض النصائح والإرشادات التي يجب أن تتوفر بالرغم من اختلاف الغاية التي كتبت لأجله، وفيما يلي خطوات كيف أكتب خطاب:
- ابحث جيدًا قبل البدء بِالكتابة.
- ينبغي كتابة عنوان المستند في الترويسة العلوية داخل صفحة الخطاب.
- كتابة التاريخ متضمنًا اليوم والشهر والسنة ويمكن كتابة التاريخ هجريًا وميلاديًا، وذلك في بداية الخطاب.
- لابدّ من إدخال اسم الجهة المُرسل إليها (الشركة) أو اسم المدير العام أو رئيس مجلس الإدارة إلى جانب اسم الشركة.
- ينبغي تقديم التحية في سطر واحد مختصر، ويُمكن التعويض عن ذلك بعبارة (بعد التحية).
- الدخول في الفِقْرة الرئيسية في الخطاب وهي توضيح الهدف الأساسي من إرسال هذا الخطاب.
- قُم باستخدام صيغة الجمع عند توجيه الحديث إلى المؤسسة أو رئيسها.
- عليكَ توجيه الشكر والقدير في نهاية فِقْرة الخطاب الرئيسية.
- توضيح اسم المرسل، ورقم بطاقة الهُوِيَّة الوطنية خاصته مع توضيح رَقْم الجوال، والتوقيع.
- الحرص على مُراجعة الخطاب من البداية حتى النهاية للتأكد من أن التنسيق سليم، وأن جميع عناصر الخطاب مكتوبة
- الاهتمام باستخدام علامات الترقيم، والحرص على استخدام الفاصلة، الفاصلة المنقوطة، النقطة وغيرهم من علامات التشكيل والترقيم.
كيف اكتب خطاب رسمي إلى شركة
عند توجيه خطابًا إلى أي من مؤسسات العمل والشركات سواء التابعة إلى القطاع العام أو القطاع الخاص، يتوجّب على الخطابات الرّسميّة إلى الجهات الحكوميّة أن تكون ذات طابع رسمي وتحتوي على العناصر والإرشادات الرئيسية للخطاب والتي وردت في النّقاط الآتية:
- ضع مخططًا للخطاب.
- الابتعاد عن الأساليب البلاغية في كتابة الخطاب، والالتزام باللغة التقريرية.
- إرفاق المستندات المتعلقة بموضوع الخطاب أو الأمور الهامة التي تدعم قوة الخطاب المرسل.
- إنهاء الخطاب بتجديد التحية، والاحترام.
- كتابة الاسم، والتوقيع، وتاريخ إرسال الخطاب.
- اربط موضوعك بقضيّة أكبر.
- اتبع ترتيبًا منطقيًا.
- احرص على تقديم ملخصّات خلال الخطاب
- استخدم كلمات الربط.
كيفية كتاب خطاب إلى مدير
عند الحاجة إلى توجيه خطاب ما إلى مدير العمل يحتاج إلى استخدام أسلوب الطرح الرسمي التقريري بطريقة احترافية كي تستطيع إقناع صاحب العمل في الدقائق القليلة التي ينظر إليها فيه، وفيما يأتي خطوات كتابة خطاب إلى مدير:
- أولًا عليكَ بدء الخطاب بذكر اسم المدير مصحوبًا بمنصبه الوظيفي.
- لابدّ من مخاطبة المدير بصيغة الجمع تقديرًا له.
- البدء بذكر الموضوع مباشرة والبُعد عن الإطالة كي لا يمل.
- مراعاة سلامة اللغة والابتعاد عن الأخطاء اللغوية والإملائية وتجنبها قدر الإمكان.
- مع ذكر التحيات والتمنيات بدوام الصحة والعافية إلى المُدير.
- يُمكن إرفاق الشهادات أو التوصيات أو غير ذلك.
- إنهاء الخطاب بتجديد التحية للمُدير،
- قُم بِكتابة اليوم والتاريخ المعتمد في الدولة سواء كان بالميلادي أو الهجري.
- أخيرًا كتابة اسم الموظف مع التوقيع.
نموذج خطاب رسمي جاهز pdf
من الجدير بالذكر أن تقديم الخطاب لأي فئة من الفئات يتطلب الالتزام بعناصر ثابتة إلى جانب استخدام خطاب ذو محتوى عربي لغوي صحيح ومفردات سليمة وواضحة وقواعد إملائية ونحوية سليمة أيضًا، حيثُ يحرص العديد من الموظفين على تحميل نموذج خطاب رسمي جاهز doc أي في مِلَفّ محفوظ ببرنامج مايكروسوفت وورد ” من هنا“، كي يتسنى لهم إجراء أي عدد ممكن من التحرير والتعديل على صيغة ومعلومات الخطاب سواء فيما يخص تعديل التاريخ أو اسم المؤسسة أو بيانات المرسل أو غيرها.
إن خطاب رسمي للمدير أحد الأمور المهمة التي يتوجب على كثيرًا من الموظفين التعرّف عليها، حيث يوجد مجموعة من النَماذج الأساسيّة التي يُمكن من خلالها إيصال رسالة ما بطريقة رسميّة، يُظهر عبرها الموظف ثقافته والتزامه التَّام بالقَواعد والأُسس التي تزيد من الانضباط والالتزام.