طريقة كتابة تقرير خطوات كتابة التقارير بسهولة، تحتاج الاعمال في جميع الأعمال إن كانت إدارية أو تجارة أو غيرها من الأعمال الي كتابة التقارير التي توضح سير العمل، والنتائج التي ترتب عليها هذا العمل، وهناك أنواع كثيرة وطرق لكتابة التقارير علي حسب العمل أو النشاط الذي يقوم به الشخص أو المنظومة الإدارية، والتقارير تساعد في الكشف عن نقاط الضعف والقوة والتعديلات علي الأعمال التي تحتاج الي تعديل وإضافات، لهذا فإننا في هذا المقال اليوم سنتعرف سويا علي طريقة كتابة تقرير خطوات كتابة التقارير بسهولة.
خصائص كتابة تقرير
كي يكون التقرير متناغم ومتناسق ومقبول بالنسبة للقارء ويتمكن من بناء التسلسل المناسب والصحيح الذي يمكن من خلالها الوصول للقارء بشكل تدريجي الى المواضيع الرئيسية المطلوبة دون تشتيت أو ملل عليك التأكد من أن التقرير يشمل على الخصائص التالية :
- الدقة العالية، فيجب ان تكون البيانات الواردة في التقرير دقيقة بشكل كبير وجودتها عالية ويوجد عليها دلائل وبراهين وخطط مستقبلية ولا نبالغ في القول ان قلنا أن الدقة في أساس نجاح التقرير.
- تقديم التقرير بشكل سليم الى عناوين رئيسية وأخرى فرعية تندرج من العناوين الرئيسية.
- الموضوعية المطلقة وأن لا يغلب الرأي الخاص للكاتب على الحقائق الواقعية.
- الإسهاب والشمولية في النقاط الرئيسية.
- استخدام وسائل اضاح قادرة على توصيل المضمون بشكل سليم.
خطوات كتابة التقارير بسهولة
قبل البدء باتباع خطوات كتابة التقرير على الكاتب أن يكون قد فهم بشكل عميق موضوع التقرير وخصائصه والمحاول الرئيسية التي يرغب في التحدث عنها خلال مختلف الفقرات، أما الطريقة النموذجية والصحيحة في كتابة التقارير فهي باتباع الخطوات التالية :
- حدد الأهداف، أي قم بتحديد الهدف الذي تريد الوصول له من هذا التقرير.
- حدد موضوع التقرير الرئيسي.
- قم بجمع المعلومات من مصادر موثوقة يمكن ذكرها.
- حدد العناوين وخاصة العناوين الرئيسية .
- أضف وسائل الإيضاح.
- قم بحفظ مسودة عن التقرير ليتم التعديل عليها.
- راجع التقرير قبل التسليم.
ما هي أنواع التقارير
في كثير من المؤسسات تهتم الإدارة والمسؤولين بتوضيح أنواع التقارير التي يتم كتابتها وتوضيح الجهة المنفذة للتقرير والجهة التي سيوجه لها التقرير، خاصة أن المجالات التي تتطلب تقارير في معظم الشركات كثيرة، والتفريق بينها أمر مهم للحفاظ على الدقة وعدم تداخل البيانات، هذه بعض اشهر أنواع التقارير وأكثرها استخداما :
- التقارير الرسمية وهي التقارير الأكثر استخداما في المؤسسات الحكومية.
- التقارير الغير رسمية وهي تقارير مختصرة بشكل أكبر وتشمل على مواضيع خاصة بفروع الشركة.
- تقارير المتابعة الدورية وفي الغالب تطلبها الشركات من فروعها.
- تقرير التفتيش الذي يتم اعداده من قبل جهات التفتيش والرقابة الدورية.
- تقرير الشكوى وهو تقرير مهم يجب المداومة على مراجعته لكل مشاكل الشركة بشكل دوري وعدن تفاقهما.
كيفية كتابة تقرير عمل
هناك العديد من أنواع التقارير المختلفة التي تندرج تحت تصنيف تقارير العمل، ولكن معظمها تتضمن موضوعات عامة مشترطة فيما بينها يمكن الاعتماد عليا لكتابة أي تقرير عمل، يمكن كتابة تقارير العمل بإتباع الخطوات التالية :
- في البداية كتابة رسالة افتتاحية تتضمن الموضوع الرئيسي للتقرير وما سيتم التحدث عنه خلاله.
- صفحة يكتب بها عنوان التقرير.
- كتابة جدول المحتويات في حال كانت صفحات التقرير كثيرة.
- كتابة المقدمة التي تشمل على شرح سريع غير مفصل لما يتضمنه التقرير.
- المحتوى الأساسي للتقرير.
- خاتمة التقرير.
- كافة المراجع.
- المرفقات .
كتابة التقرير في كل الأعمال تكون عبارة عن توضيح شامل وكامل عن العمل لفترة زمنية معينة، يتم فيها اظهار الإنجازات والتفاصيل التي حدثت خلال العمل، ومعرفة ما هي الجوانب التي يجب التعديل عليها وما هي الجوانب التي يجيب تطويرها.