طريقة تحليل العمليات التجارية، تشير العمليات التجارية إلى جميع الأنشطة التي يؤديها الموظفون على أساس يومي من أجل تحقيق أهداف المنظمة، وتعتبر هذه العمليات بمثابة تقرير عن إنجازات الشركة من أجل تحقيق هدف محدد، تتضمن عملية الأعمال أي اختلافات أو استثناءات تحدث فيها، لا يمكن فهم طريقة تحليل العملية التجارية ما لم نعرف طريقة إنشاء العملية.
كيفية إعداد عملية تجارية
- يقوم المدير في البداية بتحليل العمليات التجارية من أجل معرفة الطريقة التي يسير بها العمل. بعد أن يقوم المدير بتحليل العملية الحالية ، تقرر الإدارة إجراء أي تغييرات تراها من أجل تحسين العملية الحالية ، وهذا التحسين بدوره يساعد في توفير وقت وتكاليف الشركة والوصول إلى رغبات العملاء وتحقيقها من خلال تقديم خدمة أو إنشاء منتج تطلبه قاعدة كبيرة من العملاء.
- يجب تحديدها لأن نطاق كل عملية تجارية يشير إلى قدرتها.
- يجب تحديد النتيجة المرجوة.
- إن تحديد العملية يجعل من السهل تحليلها وتحسينها. ليست عملية الأعمال شيئًا واحدًا فقط ولكن العمليات الفرعية موجودة أيضًا داخل العملية.
توثيق عملية الأعمال وتحديد الأقسام
- يجب كتابة أي استثناءات لكل معاملة ، على سبيل المثال ، يجب إدخال أي خصومات كبيرة يدويًا من أجل إعداد فواتير دقيقة.
- بالتفكير في نوع كل عملية قمت بإنشائها ، يمكنك تحليل العملية وإجراء التحسينات اللازمة.
- من الضروري الانتباه إلى تشغيل جميع المهام التي تتم بشكل يومي حتى تتمكن من إنهائها بسرعة.
- من الضروري إجراء تحليل للعمليات التجارية من أجل اكتشاف أوجه القصور والأخطاء والقصور.
- إذا استغرق تصحيح الأخطاء وقتًا طويلاً ووجدت أن العمل متراكم ، فاعلم أن هناك شيئًا خاطئًا في هذه العملية.
- ستجد في النهاية مجموعة من المشكلات التي ظهرت لك واستنادًا إلى هذه المشكلات التي تحددها ، ستقرر العمليات التي تحتاج إلى تحسين ، ويجب أن تبدأ بالعملية التي لها تأثير كبير على عمليتك.
تحليل عمليات الأعمال
- في البداية من الضروري التحدث مع الموظفين المسؤولين عن العملية بشكل أساسي ، ويتم ذلك بمجرد تحديد أي عملية تحتاج إلى تحسين أو إصلاح ، ويجب مناقشتها مع المسؤولين عن تنفيذها وجعل كل من يقترحون أي تحسينات قد يراها مناسبة ، ولماذا وعواقب تنفيذ الاقتراح.
- حدد المدخلات التي يجب إجراؤها من أجل تنفيذ كل عملية ومن أين يمكنك الحصول على كل مدخلات.
- اعقد اجتماعات مع المسؤولين عن العمليات واطلب منهم الحلول المقترحة لمعالجة أوجه القصور التي اكتشفها الموظفون ، من خلال تنظيم اجتماعات العصف الذهني من أجل إيجاد تحسينات في العملية ، حيث تتضمن عملية واحدة أكثر من قسم واحد في مشروعك.
- يجب تقديم ملخص واضح وشامل للمعلومات التي تتلقاها وتوزيعها على المشاركين في العملية ، سواء أولئك الذين تمت مقابلتهم أو الذين لم تتم مقابلتهم ، وقبل مغادرة الجميع ، يجب أن تطلب تقييمًا منهم و ستلاحظ أنه تمت إضافة اتجاهات جديدة إلى تحليلك.
- إذا كانت المعلومات التي حصلت عليها من المشاركين في العملية لا تشرح لك التقدم المحرز في العملية وما الذي يتم استخدامه من أجله ، فاعلم أنك تسير في الاتجاه الخاطئ.
- يعد إجراء تغييرات على العملية التجارية أمرًا أساسيًا لا ينبغي إغفاله على الإطلاق لأن هذه التغييرات قد توفر عليك الوقت والتكاليف ، وتجعل العملية أبسط وأسهل ، وتحسن تقديم الخدمات للعملاء.
- عمل مخططات لجميع العمليات التجارية من أجل تمكينك من تصور عملية الأعمال ، ويمكنك استخدام المستندات التي تم استخراجها من الاجتماعات حول العملية في وضع الخطط ، ويجب أن يتضمن الرسم التخطيطي جميع الخطوات اللازمة لعمليات الأعمال من أجل تجري.
- يتم إعداد المخطط بطريقتين ، إما يدويًا أو باستخدام الكمبيوتر والتقنيات المتقدمة اللازمة ، ويعتبر المخطط الانسيابي أداة دقيقة حتى تتمكن من رؤية العملية التجارية أمامك بوضوح ، مما يؤدي إلى تحديد وإصلاح أوجه القصور بطريقة بسيطة وسهلة.
ختاما الخطوة الأخيرة والمهمة للغاية هي بمجرد إجراء تغييرات على العمليات التجارية، يجب عليك مراجعة النتائج والنظر في التحسينات، سواء كانت كما هو متوقع أم لا، إذا كانت الإجابة بالنفي، فيجب عليك تكرار عملية تحليل العملية مرة أخرى وتحديد الأجزاء التي تحتاج إلى تحسين.