الرسالة الادارية وانواعها وأمثلة عليها وأهميتها،الرسالة من أهم الفنون الادبية التي يتم نقلها بصورة صحيح وواضحة، وكانو فب قديم الزمان ينقلون الرسائل عبر التجار او عبر البريد وتنوعت الرسائل بين الادبية والادارية وكانت ترسل بشكل دقيق يتوقف عليها صناع القرار، اختلفت الرسالة باختلاف الزمان والمكان وتكمن أهمية الرسالة في الحاجة الى نقل المعلومات بشكل دقيق ليتوقف عليها صنع القرار او التعبير عن شيء ما، وكانت الرسائل تتطور مع مرور الوقت .
ما هو تعريف الرسالة الادارية؟
الرسائل الإدارية من الرسائل التي لها دور مهم للشركات والمؤسسات ، والسبب في ذلك أنها تساعد في إتمام العمل وتبادل الأفكار والآراء بين العاملين داخل هيئة العمل ، حيث تحافظ على أن يسير العمل على المسار الصحيح بأسرع ما يمكن دون إضاعة الوقت والجهد. هناك عدة خصائص للرسالة الإدارية ، وهناك مجموعة من خصائص الرسالة الإدارية.
تعتبر الرسالة الإدارية من أهم أنواع الرسائل التي تأخذ طابعًا رسميًا ، حيث يرسلها موظف أو جهة إدارية معينة لغرض معين ، على سبيل المثال للاستعلام أو الاستفسار عن شيء عن العمل ، كما أنها مجانية. – رسائل يمكن استخدامها من قبل مشغلي محطات DCI. بحيث يتم تبادل المعلومات الرسمية ذات الطبيعة الإدارية بين وكالات إنفاذ القانون / العدالة الجنائية (CJDN) داخل الدولة وخارجها عبر NLETS.
يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب معلومات أو مساعدة أو للرد على طلبات من وكالات أخرى يمكن استخدام الرسائل الإدارية لنقل أي نوع من معلومات العدالة الجنائية الرسمية غير المتعلقة بنوع معين من الرسائل.يمكن إرسال رسالة إدارية إلى أي وكالة العدالة الجنائية داخل الولايات المتحدة وكندا وبورتوريكو.
إنه أيضًا نوع من الكتابة الوظيفية. نهاية واحدة على الأقل من الاتصالات الكتابية هي هيئة إدارية. هناك ثلاثة أنواع من الرسائل الإدارية التي تنتج عن هذا التعريف وهي:
- رسالة إلى أسفل
هو الخطاب الإداري الرسمي الذي يوجهه رئيس مستوى إداري أعلى.
- رسالة صاعدة
إنها الرسالة الإدارية الرسمية التي يوجهها رئيس المستوى الإداري الأدنى.
- حرف مواز
هو الخطاب الإداري الرسمي الذي يوجهه رئيس مستوى إداري مماثل.
إجراءات إرسال الرسائل الإدارية
هناك عدة إجراءات يجب اتباعها قبل إرسال الرسالة الإدارية. ستتم الإشارة إلى الرسائل الإدارية باسم “teletypes”. إذا رغب أحد الضباط في إرسال طاقم RCECC ، فسوف يتصل “بالبيانات” عن طريق الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكتروني ، وهذه الإجراءات هي
- أين تريد أن تعرف إلى أين سيتم إرسال الرسالة.
- الغرض من رسالة teletype هو التحقق من العنوان الذي سيتم إرسال الرسالة إليه.
- اسم الضابط ومعلومات الاتصال.
- ما الذي يرغب الضابط في أن تفعله الوكالة أو الوكالات المستقبلة إذا تم تحديد موضوع teletype.
- في حالة وجود teletype يشير إلى حالة مؤقتة (أي استلام وحفظ) ، يجب أن يشير الضابط في نص الرسالة إلى وقت انتهاء صلاحية هذا الطلب.
- إذا كان طلب الطباعة الهاتفية يتوافق مع إرشادات صيانة الرسائل KOPS ، فسيرسل جهاز الاتصالات رسالة KOPS بدلاً من الطباعة عن بُعد.
- يقع محتوى الخطاب الإداري على عاتق الموظف المسؤول عن تقديم الطلب إلى RCECC.
- يجب أن يتحقق الضابط من أن المعلومات قد تم إرسالها وإزالتها عندما يطلب مساعدة RCECC في الاتصالات الإدارية.
- سيحدد نظام GFM التاريخ ورقم التوزيع لكل عطاء مقبول ويرسله إلكترونيًا إلى TSP عبر كتلة المعاملة 994.
- أصدرت إدارة الضمان الاجتماعي مؤخرًا خطابًا إداريًا لتذكير الموظفين بكيفية شرح المدفوعات الزائدة بدقة.
- يجب فحصها لتحديد ما إذا كان يجب إيداعها أو إعادتها إلى المرسل.[2]
أنواع الرسائل الإدارية
- خطابات تجارية
هو نوع من الرسائل الإدارية ، يتم استخدامه لتنفيذ أمور تجارية ، مثل تسويق منتج معين ، أو طلب شراء منتج أو سلعة جديدة ، أو أي شيء متعلق بالتجارة.
- رسائل رسمية
نوع من الرسائل الإدارية. يتم استخدام طريقة الرسائل الإدارية في الأمور المتعلقة بالتوظيف ، مثل طلب الوظيفة ، أو الشكوى ، أو التعميم ، أو القرار الإداري الرسمي.
- رسائل إدارية عامة
وهي نوع من الرسائل تتم كتابتها لتوثيق الروابط بين عدد من الأقسام ، وتحتوي على العديد من المعلومات التي تجعلها مشابهة للرسائل الرسمية. تختلف الخطابات الإدارية حسب الهدف الذي كتبت من أجله سواء للموظفين أو لإحدى الإدارات.
- مذكرة إدارية
هي نوع من الرسائل الإدارية ، لكنها تتميز بصغر حجمها ، فهي لا تتعدى صفحة واحدة ، وتحتوي على بعض المعلومات المباشرة التي يتم إجراؤها بشكل يومي.
- تقرير الإدارة
هو نوع من الرسائل الإدارية التي تحتوي على كمية كبيرة من المعلومات المكتوبة أو الشفوية ، والتي تتم كتابة تفاصيلها لتوضيح جميع تفاصيل الطلب أو التقرير المقدم.[1]
أمثلة على خطاب إداري
هناك عدة خطوات يجب اتباعها حتى نتمكن من إرسال الرسائل الإدارية بنجاح ، وهي:
- يجب عليك كتابة سطر الموضوع ، مع اسم الشخص والوظيفة (إذا كنت ترسل خطاب الغلاف الخاص بك عبر البريد الإلكتروني).
- معلومات الاتصال (أعلى الرسالة للنسخة المطبوعة ، التوقيع أدناه لرسالة تغطية البريد الإلكتروني)
- التحية.
- الفقرة الأولى هي مقدمة موجزة مع سبب كتابة الأطروحة.
- في الفقرتين الثانية والثالثة ، يجب أن تتحدث عن مؤهلات الوظيفة التي تتقدم لها.
- ختامية فقرة تقدير لمراعاة الوظيفة ، وكيف ستمضي قدمًا إذا كان لديك شخص اتصال.
- إمضاء.[4]
مثال على طلب ملف إداري
أدخل اسم الشركة ………
كتابة التاريخ:… /… /…
(اسم المرسل إليه) إلى السيد المدير العام
(قل مرحبا) تحية طيبة وبعد
(أكتب الموضوع) الموضوع عبارة عن طلب ملف إداري على ……………… الرجاء المساعدة في توفير الملف الإداري المطلوب في موضوع الرسالة والذي يحمل الرقم المرجعي التالي: … .؛ لأنه يساعد في تنفيذ المهام الخاصة في العمل ، وسيعاد الملف الإداري مرة أخرى بعد استخدامه ،
(ختام الرسالة والتحية) مع فائق التقدير والاحترام.
اسم الموظف: …….
إمضاء: ……
مثال على طلب لتأجيل اجتماع
يجب كتابة تأجيل الاجتماع في الجانب العلوي
أدخل التاريخ: … / … / …
إلى مدير / رئيس القسم
بعد التحية
(مع ذكر طلب تأجيل اجتماع مع السبب) بناءً على الطلب المرفق بهذه الرسالة ، يرجى قبول تأجيل الاجتماع المقرر للأسباب التالية: … ، مع إرسال موعد جديد للاجتماع ، إن أمكن. ، على أن تتم الموافقة عليها بدلاً من التاريخ المؤجل ، بأقصى درجات الاحترام والتقدير.
المشرف على الاجتماع: ……
إمضاء: …..
طباعة نسخة إلى رئيس لجنة الاجتماعات.
نسخ إلى الإدارة.
نسخ إلى المشاركين في الاجتماع.
مثال على طلب صيانة
نموذج طلب صيانة للسيد رئيس قسم الهندسة والصيانة
(قل تحية) سلام وبعد
تاريخ: … / … / …
الموضوع: طلب صيانة حاسبات بقسم …… اسباب طلب الصيانة:…
بيانات الكمبيوتر:
نوع الجهاز: …..
نظام الاستقدام:… ..
بناءً على المعلومات الواردة أعلاه ، يرجى اتخاذ الإجراء المناسب ؛ وذلك للمساهمة في ضمان استمرارية العمل بالدائرة بأقصى درجات الاحترام والتقدير.
اسم الموظف: …
إمضاء: ….
نسخ إلى الإدارة.
نسخة لقسم الهندسة والصيانة.
لا تستغني الشركات عن العمل بالرسائل الادارية مما لها نتائج مبهرة للاتصال والتواصل بين الشركة وباقي فروعها وبين الادارة والموظفين لانجاح العمل واتمام العملية الادارية والرقابية بشكلها الصحيح للوصول الى الهدف المقصود وهو تحقيق اهداف الشركة التي تم وضعها منذ البداية .